সিস্টেম প্রসেস ও গ্যাদার ইনফরমেশনের বিভিন্ন দিক সম্পর্কে পর্যবেক্ষণ

সিস্টেম প্রসেস ও গ্যাদার ইনফরমেশনের বিভিন্ন দিক সম্পর্কে পর্যবেক্ষণ : ইনফরমেশন হচ্ছে এমন এক ধরনের ওয়ার্ক সিস্টেম যে অ্যাকটিভিটিস প্রসেসিং এর কাজকে উন্নত করে। প্রসেসকৃত উপাত্ত বা ডাটাকে ইনফরমেশন বলা হয়। ডাটাকে বিভিন্ন উপায়ে প্রসেস করলে বিভিন্ন ধরনের ইনফরমেশন পাওয়া যায়। ডাটা ফ্লো ডায়াগ্রামকে সংক্ষেপে DFD বলা হয়। যে টুলস এর মাধ্যমে ডাটা ইনফরমেশন সিস্টেমকে গ্রাফিক্স রিপ্রেজেন্টেশন (graphics representation) করা হয় তাকে বলা হয় DFD ।

সিস্টেম প্রসেস ও গ্যাদার ইনফরমেশনের বিভিন্ন দিক সম্পর্কে পর্যবেক্ষণ

উদ্দেশ্য (Objective) :

(ক) ইনফরমেশনের গুণাবলি সম্পর্কে অবগত হওয়া ।

(খ) ফিজিক্যাল ফ্লো ডায়াগ্রাম ও লজিক্যাল ডাটা ফ্লো ডায়াগ্রাম সম্পর্কে জ্ঞান অর্জন ।

(গ) ডাটা ডিকশনারি, স্ট্রাকচার ইংলিশ, ডিসিশন ট্রি এবং ডিসিশন টেবিল সম্পর্কে অবগত হওয়া।

 

তত্ত্ব (Theory) :

সিস্টেম প্রসেস ও গ্যাদার ইনফরমেশনের বিভিন্ন পদ্ধতিগুলো নিম্নে আলাদা আলাদাভাবে উল্লেখ করা হলো-

 

ইনফরমেশনের গুণাবলি :

(ক) ইনফরমেশন বা তথ্যকে অবশ্যই সঠিক (Accurate) হতে হবে। এজন্য ইনপুট ডাটা অবশ্যই সঠিক (Correctness) হয়ে হবে। কেননা তা প্রসেস (Process) হয়ে সঠিক (accurate) ইনফরমেশন পাওয়া যাবে।

(খ) অসম্পূর্ণ বা অসত্য ইনফরমেশন অবশ্যই ইনফরমেশন না থাকার চেয়ে অধিকতর ভয়ংকর বা ক্ষতিকর।

(গ) ইনফরমেশন অবশ্যই সম্পূর্ণ (Complete) হতে হবে, যাতে উক্ত ইনফরমেশনে সংশ্লিষ্ট সকল ধরনের ডাটা উপস্থিত থাকে।

(ঘ) ইনফরমেশনকে অবশ্যই আস্থাভাজন (trustworthy) হতে হবে।

(ঙ) ইনফরমেশন হতে হবে সময়মতো যাতে এটি ম্যানেজারকে তার প্রয়োজনের সময় তথ্য সরবরাহ করতে পারে। কিন্তু কালক্ষেপণ বা বিলম্বকৃত ইনফরমেশনের কোনো মূল্য নেই। উদাহরণ- দৈনিক সংবাদপত্র যদি বিলম্বিত হয়ে ২ দিন পর প্রকাশিত হয় তাহলে যেমন তার কোনো গুরুত্ব থাকে না, তেমনি ইনফরমেশন যদি প্রয়োজনের সময় না পাওয়া যায় তাহলে সে ইনফরমেশনের কোনো গুরুত্ব থাকে না।

(চ) ইনফরমেশনের সকল ডাটা আপডেট (Update) হতে হবে। প্রসেসিং এর সময় সকল ডাটাকে এর অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

(ছ) ইউজারের প্রয়োজনের সময় ইনফরমেশনকে অবশ্যই ইউজারের প্রয়োজন উপযোগী হতে হবে।

(জ) ইনফরমেশনকে এমনভাবে সারসংক্ষেপ করতে হবে, যাতে এটির মাধ্যমে দ্রুত কাজ সম্পন্ন করা যায়।

(ঝ) ইনফরমেশনকে এমনভাবে উপস্থাপন (present) করতে হবে, যাতে ইউজারের যখনই এবং যেখানেই প্রয়োজন হয়, সে সময়ে, সেখানেই ইনফরমেশনকে বুঝে প্রয়োগ করতে পারে। এজন্য ইনফরমেশনকে গ্রাফিক্যাল ফরম্যাট (format)-এ (যেমন- ba chart, pie chart ইত্যাদি) present করতে হবে।

 

 

ইনফরমেশনের গ্যাদারিং ফেইজ :

(ক) বর্তমান সিস্টেমের সাথে পরিচিত হওয়া এবং বর্তমান সিস্টেম হতে তথ্য সংগ্রহ করা। তথ্যসংগ্রহের
ম্যানুয়াল, ফ্লো চার্ট (Document, manual, flow chart), কর্মীবৃন্দদের ইন্টারভিউ, সাইট অবজারভেশন ইত্যাদি ।

(খ) যে নতুন সিস্টেম ডেভেলপ হবে তার উপর ভিত্তি করে কী ধরনের তথ্য (Information) দরকার তার জন্য সিদ্ধান্ত গ্রহণ এবং প্রথম ধাপ হতে যে তথ্য (Information) সংগ্রহ হয়েছে ঐ তথ্য (Information)-কে বিশ্লেষণ (analysis) করা।

(গ) সিদ্ধান্ত গ্রহণের পর সিলেকটেড ইনফরমেশনকে আবার ভেরিফাই (verify) করা এবং তা ইউজার রিকোয়ারমেন্ট ফুলফিল (user requirement fulfil) করবে কি না তা পরীক্ষা করে দেখা। যদি সিদ্ধান্ত গ্রহণ সঠিক হয় তবে ঐ তথ্য (information)-এর উপর ভিত্তি করে নতুন সিস্টেম ডিজাইন (system design) করতে হবে।

ফিজিক্যাল ডকুমেন্ট ফ্লো ডায়াগ্রাম এবং লজিক্যাল ডাটা ফ্লো ডায়াগ্রাম :

যখন কোনো একটি অর্গানাইজেশন তার বর্তমান তথ্য পদ্ধতি (Information System)-কে নিয়ে অসন্তুষ্ট হয়, তখন স্বাভাবিকভাবে সিস্টেম অ্যানালাইসিস (System analyst)-কে একটি নতুন সিস্টেম ডিজাইন করতে অনুরোধ (request) করে, যাতে ঐ সিস্টেমটি সন্তোষজনকভাবে স কল ধরনের প্রয়োজন (requirement) কে ফুলফিল (fulfil) করে।
নতুন সিস্টেম ডিজাইন করার লক্ষ্যে সিস্টেম অ্যানালিস্ট ইউজারদেরকে তাদের প্রয়োজন (requirement)-গুলো প্রভাইড (provide) করতে অনুরোধ (request) করে থাকে।

বর্তমান সিস্টেমটি কী কারণে ব্যবহারকারী (User)-দের প্রয়োজন ( requirement)-গুলোকে ফুলফিল (fulfil) করতে পারে নি তা সিস্টেম অ্যানালিস্ট (System analyst) আইডেনটিফাই করে। তারপর সে এমন একটি পদ্ধতিকে ব্যবহার করতে স্থির করে যাতে সে মেথড (method)টি ব্যবহারকারী (user)-দের প্রয়োজন (requirement)-গুলো ফুলফিল (fulfill) করতে পারবে এবং তা ব্যবহারকারী (User)-দেরকে ইনফর্ম (Inform) করে এবং তাদের সাথে কো-অপারেশন (co- operation) করে ।এ কাজ (Job)টি করতে দুটি গ্রাফিক্যাল টুলস (Graphical tools) ব্যবহৃত হয়-

(ক) ফিজিক্যাল ডকুমেন্ট ফ্লো ডায়াগ্রাম (Physical document flow diagram)

(খ) লজিক্যাল ডাটা ফ্লো ডায়াগ্রাম (A Logical data flow diagram)।

 

 

ফিজিক্যাল ডকুমেন্ট ফ্লো ডায়াগ্রাম (Physical document flow diagram) ঃ

ডকুমেন্ট ফ্লো ডায়াগ্রামকে ফিজিক্যাল ডকুমেন্ট ফ্লো ভায়াগ্রাম বলা হয়। ফিজিক্যাল ডকুমেন্ট ফ্লো ডায়াগ্রাম হলো এমন একধরনের গ্রাফিক্যাল (Graphical tool), যা দ্বারা কারেন্ট সিসেস্টম (Current system) এর সাথে User এবং যন্ত্র (Machine)-এর মধ্যকার সম্পর্ককে বুঝায়। এক্ষেত্রে সিস্টেম অ্যানালিস্ট, বর্তমান পদ্ধতি (System analyst, current system)-এর সাথে ইউজারের প্রয়োজন ( Requirement)-গুলোকে মিলিয়ে সমস্যা (Problem) আইডেন্টিফাই করে।

ডকুমেন্ট ফ্লো ডায়াগ্রাম (Document flow diagram) দ্বারা বিভিন্ন এনটিটি (Entities) কে চিহ্নিত/অঙ্কন (Depict) বা করা যায়।

এসব Entity-গুলো দ্বারা অফিস (Office) এবং ডকুমেন্ট (Document) কে জেনারেট (Generate) করা হয়। ডকুমেন্ট ফ্লো ডায়াগ্রাম (Document flow diagram) চতুর্ভূজ (Rectangle) Entity কে, সরল রেখা ডকুমেন্ট ফ্লো (Document flow) কে, তীর চিহ্নিত দিক (Direction) কে, ড্যাশ লাইন (Dash line) ফিজিক্যাল আইটেমের ফ্লো (Flow) কে রিপ্রেজেন্ট (Represent) করে থাকে।

উপরের চিত্রে ডকুমেন্ট ফ্লো ডায়াগ্রাম (Document flow diagram)-এর এনটিটি (Entity)-গুলো হলো- ভেন্ডার, রিসিভিং অফিসার ইন্সপেকশন অফিস এবং পারচেস অফিস (Vendor, Receiving officer, Inspection office and purchase office)। ডকুমেন্ট (Document)-গুলো হলো-ডেলিভারি নোট, আইটেম রিসিভড নোট এবং ডিসক্রিপান্সি নোট (Delivery note, items received note Discrepancy note) I

ফিজিক্যাল ফ্লো (Physical flow)-গুলো হলো আইটেম (Item)-গুলোর ডেলিভারি (Delivery)।

(ক) এতে বিভিন্ন বিক্রেতা (vendors) ডেলিভারি নোট (delivery note) অনুযায়ী কোম্পানির রিসিভিং অফিস (Receiving office). এ মালামাল বা আইটেম ডেলিভারি (delivery) দিয়ে থাকে।

(খ) রিসিভিং অফিস (Receiving office) উক্ত মালামালগুলোকে রিসিডিং নোট (Receiving note) এর সাথে দিয়ে ইন্সপেকশন (Inspection) অফিসে পাঠায়।

(গ) রিসিভিং অফিস (Receiving office) দুটি রিপোর্ট (Report)-এর পার্থক্যের মধ্যকার রিপোর্ট অর্থাৎ ডিসক্রিপান্সি নোট (Discrepancy note)-কে পারচেস অফিস (Purchase office)-এ পাঠাবে।

 

 

লজিক্যাল ডাটা ফ্লো ডায়াগ্রাম (Logical data flow diagram) ঃ

ডাটা ফ্লো ডায়াগ্রামকে লজিক্যাল ডাটা ফ্লো ডায়াগ্রাম বলা হয়। লজিক্যাল ডাটা ফ্লো ডায়াগ্রাম এমন একধরনের গ্রাফিক্যাল টুলস (graphical tools), যা একটি সিস্টেমকে লজিক্যাল রিপ্রেজেন্ট (represent) করে থাকে এবং যা নির্দেশ করে সিস্টেমের কী সুসম্পন্ন হয়েছে (accomplish)।

সিস্টেমের স্পেসিফিক ডিভাইস্ স্টোরেজ (Specific device, storage) লোকেশন কিংবা লোকজন (people) ছাড়া দুটি প্রসেসের মধ্যকার ডাটার প্রবাহ (flow)-কে ফোকাস (focus) করাই লজিক্যাল ডাটা ফ্লো ডায়াগ্রাম (Logical data flow diagram) এর কাজ।

যেমন, পূর্বের ফিজিক্যাল ডকুমেন্ট ফ্লো ডায়াগ্রাম (Physical document flow diagram)-এর উদাহরণে- রিসিভিং অফিস (Receiving office)-এ ইনপুট হিসেবে ডাটা (data) আসে ডেলিভারি রিপোর্ট (delivery report) এবং আউটপুট (output) হিসেবে বের হয় রিসিভড নোট (received note) এবং ডিসক্রিপানসি (discrepancy note)।

সুতরাং, ইনপুটকৃত ডাটা রিসিভিং প্রসেস (receiving process) রিসিভিং অফিস (Receiving office)- এ পড়া (read) এবং প্রসেস (process)-এর জন্য store হয়। এখানে (নিচে) রিসিভিং প্রসেস (Receiving process) কে একটি সার্কেল (circle) দ্বারা বুঝানো হয়েছে, যাতে অ্যালগরিদম (Algorithm) কিংবা ডিসিশন টেবিল (decision table) প্রয়োগ করে লজিক্যাল প্রসেস (Logically process) কাজ সম্পূর্ণ করা হয়।

ডাটা ডিকশনারি, স্ট্রাকচারড ইংলিশ, ডিসিশন ট্রি এবং ডিসিশন টেবিলের গুরুত্ব (Importance of data dictionary, structured English, decision trees and decision table) : নিচে তাদের বর্ণনা করা হলো-

ডাটা অভিধান (Data Dictionary ) : DFD data elements-এর বিস্তারিত ব্যাখ্যা ডাটা ডিকশনারি (Data Dictionary)-তে জমা থাকে। এটি একটি ডকুমেন্টেশন (Documentation)। এটি সংগঠন (Organization)-এর জন্য গুরুত্বপূর্ণ রেফারেন্স (Reference)।

এ সমস্ত তথ্য ডাটা ডিকশনারি (Data Dictionary)-তে জমা থাকে, যা একজন সিস্টেম অ্যানালিস্ট (System Analyst)-এর বিভিন্ন সমস্যা সমাধানের জন্য প্রয়োজন হয়। তা ছাড়া ডাটাবেস গঠন করার মূলভিত্তিই হলো ডাটা ডিকশনারি (Data Dictionary)। ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট (Database Management)-এর জন্য এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ (Feature)।

স্ট্রাকচারড ইংলিশ (Structured English) ঃ কোনো লজিককে বর্ণনা করার জন্য যখন ইংরেজি ভাষা (English Language) IF, THEN, ELSE, SO ইত্যাদি প্রয়োগ করা হয়, তাকে স্ট্রাকচারড ইংলিশ (Structured English) বলে। এতে স্ট্রাকচারড প্রোগ্রামিং (Structured programming) প্রচুর পরিমাণে ব্যবহৃত হয়। এটি একটি যৌক্তিক ব্যাখ্যা প্রদান করে ।
ডিসিশন ট্রি (Decision Tree) ঃ কোনো লজিক্যাল পলিসি (Logical policy) বর্ণনা করতে বা সিদ্ধান্ত নিতে ডিসিশন ট্রি (Decision Tree) ব্যবহার করা হয়। সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য এটি একটি গুরুত্বপূর্ণ টুলস (Tools)। সাধারণত অ্যানালিস্ট (Analyst)- গণ এটি ব্যবহার করে থাকেন। এটি সহজে পড়া যায়, তৈরি করা যায় এবং বুঝা যায় ।

ডিসিশন টেবিল (Decision Tables) : ডিসিশন টেবিল (Decision Tables)-এ একটি ড্র ব্যাক (Draw back) আছে যে, এখানে ইনফরমেশন (information) এর পরিমাণ কম থাকে। তাই ডিসিশন টেবিল (Decision table)-এর উৎপত্তি হয়। এটি একটি টেবিল যাতে সমস্যা এবং সমাধানের উপায় বলা থাকে ।

 

 

সাবধানতা (Precaution) :

(ক) সাবধানতার সাথে কার্য পরিচালনা করতে হবে।

(খ) যথাযথভাবে এদের ব্যবহার করতে হবে।

 

উপসংহার (Conclusion) :

উপরোক্ত পর্যবেক্ষণের মাধ্যমে আমরা সিস্টেম প্রসেস ও গ্যাদার ইনফরমেশনের বিভিন্ন দিকের কার্যক্রম, পরিধি ও ব্যবহার সম্পর্কে জানতে সক্ষম হই।

 

সূত্র:

• সিস্টেম প্রসেস ও গ্যাদার ইনফরমেশনের বিভিন্ন দিক সম্পর্কে পর্যবেক্ষণ । সিস্টেম অ্যানালাইসিস অ্যান্ড ডিজাইন

আরও দেখুনঃ

• অবজেক্ট ওরিয়েন্টেড সিস্টেম ডেভেলপমেন্ট লাইফ সাইকেল | অবজেক্ট ওরিয়েন্টেড অ্যাপ্রোচ-এর ধারণা । সিস্টেম অ্যানালাইসিস অ্যান্ড ডিজাইন