ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে বর্তমান সমস্যা সমাধানে ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহকরণ

আজকে আমরা ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে বর্তমান সমস্যা সমাধানে ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহকরণ সম্পর্কে আলোচনা করব। এই পাঠটি “সিস্টেম অ্যানালাইসিস অ্যান্ড ডিজাইন” বিষয়ের একটি পাঠ।

 

 

ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে বর্তমান সমস্যা সমাধানে ব্যক্তিগত তথ্য সংগ্রহকরণ

উদ্দেশ্য :

(ক) ম্যানুয়াল পদ্ধতি সম্পর্কে ধারণা।
(খ) ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে সমস্যা সমাধানের ধারণা।
(গ) ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে সমস্যা চিহ্নিতকরণ।

তত্ত্ব :

একটি প্রতিষ্ঠান সর্বোত্তমভাবে পরিচালনার জন্য ম্যানেজমেন্ট কর্তৃক যে-সমস্ত প্রযুক্তি ব্যবহার করা হয়, তার মধ্যে প্রযুক্তি অন্যতম। কোনো একটি সমস্যাকে সমাধান (Solve) করার জন্য প্রতিষ্ঠান পরিচালনার অর্থাৎ ম্যানেজারের যে-সমস্ত লেভেল কম্পিউটার রয়েছে তা ঐ সমস্যার ইনফরমেশন করার ক্ষেত্রে সহায়তা করে।

 

 

নিম্নে চিত্রের মাধ্যমে তা বুঝানো হলো-

প্রতিষ্ঠানের ম্যানেজমেন্টকে তিনটি লেভেলে বিভক্ত করা হয়েছে-
(ক) নিম্নস্তর (Lower level),
(খ) মধ্যম স্তর (Middle level),
(গ) উচ্চস্তর (Upper level) |

ম্যানেজমেন্টের লেভেলের উপর ভিত্তি করে ইনফরমেশনের ক্যাটাগরিকেও তিনটি ভাগে বিভক্ত করা হয়েছে-

(ক) অপারেশনাল ইনফরমেশন (Operational information),
(খ) ম্যানেজারিয়াল ইনফরমেশন (Managerial information),
(গ) স্ট্র্যাটিজিক ইনফরমেশন (Strategic information.) ।

 

সমস্যা সমাধানের ক্ষেত্রে লোয়ার লেভেল ম্যানেজমেন্টের প্রতিদিনের সমস্যা সমাধানের জন্য কী কী ইনফরমেশন বা তথ্যের দরকার তা প্রতিষ্ঠানের ভিতর হতে সংগ্রহ করবে এবং সিদ্ধান্ত নিবে। আর ইনফরমেশন (Information) এর দিক থেকে লোয়ার লেভেল (Lower level)-এ অপারেশনাল ইনফরমেশন (Operational information) ব্যবহৃত হয়, কেননা এতে শর্ট আইটেম (Short term) এর মধ্যে, প্রতিদিনের সংগ্রহকৃত ইনফরমেশনকে ব্যবহার করে প্রতিষ্ঠানের যে-কোনো ডিপার্টমেন্ট স্বাভাবিকভাবে পরিচালিত হতে পারে এবং এর ফলে প্রতিদিনের নিয়মকানুন (rules-regulation) কে সহজেই কার্যকর আরোপ করা যায়, যেমন-

(ক) প্রতিদিনের অনুপস্থিত কর্মচারী শিট (Daily employee absence sheets)
(খ) ওভারডিউ পারচেস অর্ডার (Overdue purchase orders)
(গ) বিক্রির জন্য যথাযথ কারেন্ট স্টোক (Current stock available for sale)।

ইনফরমেশনের ঘাটতির কারণে লোয়ার লেভেল যদি প্রতিষ্ঠান পরিচালনায় অসুবিধা অনুভব করে এবং এতে যদি কোনো সিদ্ধান্ত গ্রহণ করে, তবে সে সিদ্ধান্ত টপ লেভেল (top level) ম্যানেজমেন্টকে পাঠাবে, টপ লেভেল (top level) ম্যানেজমেন্ট উক্ত সিদ্ধান্তের ইনফরমেশনকে গবেষণা করে সঠিক ও উপযুক্ত তথ্যকে স্ট্র্যাটিজিক পরিকল্পনা বা দীর্ঘমেয়াদি পরিকল্পনার জন্য ব্যবহার করবে এবং পুরো সিস্টেমকে কম্পিউটার ও অন্যান্য অপারেশনাল ইলেকট্রনিক ডিভাইসের মাধ্যমে সংস্থাপন করে। তথ্য (Information)-এর দিক থেকে এ লেভেলকে স্ট্র্যাটিজিক ইনফরমেশন (Strategic information) বলা হয়।

লোয়ার লেভেল এবং আপার লেভেলের মধ্যে যে সম্পর্ক সৃষ্টি করে, তাকে মধ্যপর্যায়ের (middle level) ম্যানেজমেন্ট বলে। আর ইনফরমেশনের দিক থেকে একে ম্যানেজারিয়াল ইনফরমেশন (managerial information) বলে। কন্ট্রোল (Control) এবং ইমপ্লিমেন্টেশন (Implementation)-এর জন্য যে-কোনো ডিপার্টমেন্ট হেড (head)-ই মিড লেভেল ম্যানেজমেন্টের দায়িত্ব পালন করে।

 

 

সাবধানতা :

ম্যানুয়াল সিস্টেমে সমস্যা সমাধান করতে হলে বেশ কিছু পদক্ষেপ নিতে হয়, উক্ত পদক্ষেপসমূহে সাবধানতা অবলম্বন করা অত্যন্ত জরুরি।

উপসংহার :

উপরোক্ত আলোচনার মাধ্যমে আমরা অবগত হলাম যে, ম্যানুয়াল পদ্ধতিতে কীভাবে বর্তমান সমস্যা সমাধান করা যায়। এবং তথ্যসংগ্রহের উপায় সম্পর্কে অবগত হতে পারলাম।

 

আরও দেখুনঃ

• ইটারেটিভ ডেভেলপমেন্টের উপকারিতা