ফর্ম ডিজাইনের প্রয়োজনীয় উপাদান

ফর্ম ডিজাইনের প্রয়োজনীয় উপাদান – নিয়ে আজকের আলোচনা। এই পাঠটি “সিস্টেম অ্যানালাইসিস অ্যান্ড ডিজাইন” বিষয় এর “সিস্টেম ডিজাইন ও ডেভেলপমেন্ট” বিভাগের একটি পাঠ।

 

ফর্ম ডিজাইনের প্রয়োজনীয় উপাদান

একটি ফর্ম হল একটি নথি যার মধ্যে স্পেস রয়েছে যেখানে লিখতে বা নির্বাচন করতে হবে, অনুরূপ বিষয়বস্তু সহ দস্তাবেজের একটি সিরিজের জন্য। নথিতে সাধারণত একটি ক্রমিক নম্বরের জন্য, সম্ভবত, ব্যতীত মুদ্রিত অংশগুলি কমন থাকে৷ ফর্ম, সম্পূর্ণ হলে, একটি বিবৃতি, একটি অনুরোধ, একটি আদেশ, ইত্যাদি হতে পারে।

নিম্নে ফর্ম ডিজাইনের প্রয়োজনীয় উপাদানগুলো উল্লেখ করা হলো-

(ক) আইডেন্টিফিকেশন এবং ওয়ার্ডিং (Identification and wording) :

ফর্মের একটি টাইটেল থাকবে, যা ফর্মের উদ্দেশ্যকে বিশ্লেষণ করবে। এটি কলাম (Column) ও সারি (Row) আকারে লেবেলড (labeled) থাকবে। ফর্মের নাম, কোড নং অনুযায়ী ফর্মকে চেনার ব্যবস্থা থাকতে হবে।

 

(খ) অধিকাংশ মানুষ যাতে পড়তে পারে ও বুঝতে পারে (Maximum readability and use) :

ফর্ম অবশ্যই ব্যবহারযোগ্য এবং সহজ হতে হবে। কোনো ডাটা এন্ট্রি (Entry) এর জন্য অবশ্যই পর্যাপ্ত জায়গা থাকতে হবে।

 

(গ) ফিজিক্যাল ফ্যাক্টর (Physical Factor) :

ফর্ম (Form)-এর কম্পোজিশন, কালার, লে-আউট (composition, color. layout), পেপার স্টক পড়ার যোগ্য হতে হবে। রিপোর্ট (Report) এবং পেজ নং (Page No.) থাকতে হবে।

 

 

(ঘ) অর্ডার অব ডাটা আইটেম (Order of date. items) ঃ

কোনো ডাটা গ্রহণের জন্য যখন ফর্ম (form) তৈরি করা হবে তখন খেয়াল রাখতে হবে যেন তা একটি ধারাবাহিক সিকুয়েন্স (sequence) মেনে চলে। পারস্পরিক সম্পর্কযুক্ত ডাটা যেন পর পর বসে, যেমন- ঊর্ধ্বক্রম (Ascending) বা নিম্নক্রম (Descending) আকারে সর্টিং (Sorting) হয়; অথবা প্রথমে টেক্সট (Text) টাইপ, তারপর নাম্বার (Number) টাইপ, এরপর কারেন্সি (Currency) টাইপ, তারপর ডাটা (Date) টাইপ ইত্যাদি।

 

(ঙ) ডাটা এন্ট্রির সহজবোধ্যতা (Ease of data entry) :

যদি ফর্ম (Form)টি ডাটা এন্ট্রির কাজে ব্যবহৃত হয় তবে ফিল্ড (Field)- গুলো কলাম হেডিং (Column Heading)-এ থাকবে অথবা ডানদিকে থাকবে। অর্থাৎ ফর্ম (Form)টি হয় সারি (Row) অনুসারে না হয় কলাম (Column) অনুসারে থাকবে।

 

(চ) সাইজ এবং অ্যারেঞ্জমেন্ট (Size and arrangement) :

ফর্মের সাইজ যেন স্ট্যান্ডার্ড হয় এবং তা যেন সংরক্ষিত করা যায়, যেমন, ৩২০০ X ২৪০০ বা ২৮০০ X ১৬০০ বা ৩৬০০ x ২৪০০ ইত্যাদি।

 

(ছ) লে-আউট (Layout) :

ফর্মের লেআউট যেন স্তম্ভ আকার, সারণিবন্ধ ডাটা শিট, জাস্টিফাইড, পিভট টেবিল (Columnar, Tabular, Data Sheet, Justified, Pivot Table) অথবা পিডট চার্ট (Pivot Chart) এর যে-কোনোটির একটির মতো হয়। পিষ্ট চার্ট হলো ঘূর্ণায়মান বস্তুর কেন্দ্রদত্ত।

 

 

(জ) ইউজ অব ইনস্ট্রাকশন (Use of Instructions) :

যখন একটি ফর্ম (Form)-এ কোনো কাজ সম্পূর্ণ হয় তখন যেন তার বিবরণ দেওয়া থাকে যে, কীভাবে তাকে ব্যবহার করতে হবে। যেমন- একটি ফিল্ড (Field) এর অধীনে ডাটা এন্ট্রি (Data Entry) করে পরের ফিল্ড (Field) এর জন্য ডাটা এন্ট্রি (Data Entry) করতে ট্যাব কী (Tab Key) চাপতে হবে। একটি ডাটা এন্ট্রি (Data Entry) করার পর নতুন ডাটা এন্ট্রি (Data Entry) এর ক্ষেত্রে এন্টার কী (Enter Key) চাপতে হবে। বাম অ্যারো (Left Arrow) তে ক্লিক (Click) করে প্রিভিয়াস (Previous) ডাটাতে এবং রাইট অ্যারো (Right Arrow)-তে ক্লিক (Click) করে নেক্সট (Next) ডাটাতে যাওয়া যাবে ইত্যাদি ।

 

(ঝ) দক্ষতার পরিমাপ (Efficiency Consideration) :

কর্ম (Form) অবশ্যই কস্ট ইফেক্টিভ (cost effective) হতে হবে। অতিরিক্ত ও অপ্রাসঙ্গিক পড়া বা লিখা প্রত্যাহার করতে হবে। নিচে এরূপ একটি নমুনা ফর্ম (Form) দেখানো হলো।

 

আরও দেখুনঃ

• ক্ষুদ্র নমুনা প্রসেসের জন্য ডাটা প্রবাহ চিত্র