নতুন কম্পিউটারাইজড সিস্টেমে ডকুমেন্ট সংগ্রহ ও শনাক্তকরণ

নতুন কম্পিউটারাইজড সিস্টেমে ডকুমেন্ট সংগ্রহ ও শনাক্তকরণ নিয়ে আজকের আলোচনা।  এই পাঠটি “সিস্টেম অ্যানালাইসিস অ্যান্ড ডিজাইন” বিষয়ের একটি পাঠ।

 

 

 

নতুন কম্পিউটারাইজড সিস্টেমে ডকুমেন্ট সংগ্রহ ও শনাক্তকরণ

বর্তমান যুগ তথ্যপ্রযুক্তির যুগ। আর এই যুগের মূল হাতিয়ার কম্পিউটার। কম্পিউটার দ্বারা মানুষ পৃথিবীকে হাতের মুঠোয় এনে ফেলেছে। মিলি-সেকেন্ডে এক প্রান্তের খবর অন্য প্রান্তে চলে যাচ্ছে। হাজার হাজার পুস্তক ভর্তি ইনফরমেশন ইন্টারনেটে পাঠানো যায় চোখের নিমেষে। যখন টেকনোলজির আবির্ভাব ঘটে নি তখন মানুষ গতানুগতিক প্রক্রিয়ায় নিজেদের কর্ম পরিচালনা করতো। কিন্তু বর্তমানে কম্পিউটার টেকনোলজি আবিষ্কারের ফলে সিস্টেম অ্যানালিস্টরা অথবা সাধারণ মানুষেরা গতানুগতিক পদ্ধতির তুলনায় কম্পিউটারাইজড পদ্ধতিটিই বেশি পছন্দ করছে।

উদ্দেশ্য

(ক) ডকুমেন্ট সংগ্রহ করার পদ্ধতি শিখন ।

(খ) ডকুমেন্ট সাজিয়ে রাখার পদ্ধতি শিখন ।

 

তত্ত্ব :

কম্পিউটার-বেসড ইনফরমেশন সিস্টেম কতটা গুরুত্বপূর্ণ তা নিচে তুলে ধরা হলো—

(i) বিশাল আকৃতির প্রতিষ্ঠানের জন্য কম্পিউটার-বেসড ইনফরমেশন সিস্টেমের প্রয়োজন। কারণ, বিশাল তথ্যভাণ্ডার ও বিশাল কার্যক্রম গতানুগতিকভাবে বা হাতে করা কষ্টসাধ্য, সময়সাপেক্ষ এবং ব্যয়বহুল।

(ii) কম্পিউটার-বেসড সিস্টেমের ফলে একই তথ্য বার বার বিভিন্ন জায়গায় ব্যবহার করা যায় এবং দ্রুত সিদ্ধান্ত নেয়া যায়।

(iii) যখন বিশাল তথ্যের সম্ভার ঘটে তখন দ্রুত সিদ্ধান্ত গ্রহণ, ডাটা ম্যানিপুলেট, ডাটা সার্চিং, সর্টিং এর জন্য কম্পিউটারের প্রয়োজন হয়।

(iv) একটি প্রতিষ্ঠানকে বিভিন্ন শাখায় প্রসারিত করা যায় এবং কম্পিউটার নেটওয়ার্কিং-এর মাধ্যমে বিভিন্ন শাখা থেকে ডাটা গ্রহণ করা যায় ।

(v) যেহেতু বর্তমান বিশ্ব প্রতিযোগিতামূলক, তাই এই প্রতিযোগিতামূলক বিশ্বে টিকে থাকতে হলে অবশ্যই প্রতিষ্ঠানকে সবার জন্য উন্মুক্ত রাখতে হবে। প্রতিষ্ঠানকে সবার জন্য উন্মুক্ত করতে হলে পুরো সিস্টেম কম্পিউটারাইজড করতে হবে।

(vi) যেহেতু একটি প্রতিষ্ঠানের সিস্টেম বিভিন্ন উপাদান নিয়ে গঠিত সেহেতু উক্ত উপাদানের মধ্যে তথ্য আদান-প্রদানের জন্য কম্পিউটার-বেসড ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের প্রয়োজন; যেমন- বিভিন্ন ধরনের কাস্টমার, সেলসম্যান, সাপ্লায়ার, সরকারি এজেন্সি, ব্যাংক, এনভায়রনমেন্ট প্রটেকশন গ্রুপ, ট্যাক্স ইত্যাদি ।

(vii) সিস্টেমের খরচ কম হয়, দ্রুত ও নিশ্চিত হয়। ইন্টারনেটের মাধ্যমে নতুন বাজার সৃষ্টি ও দ্রুত প্রচারের ব্যবস্থা করা যায়।

 

সাবধানতাঃ

কম্পিউটার বেসড ইনফরমেশন সিস্টেম-এর মাধ্যমে ডকুমেন্ট সংগ্রহ ও সংরক্ষণের ক্ষেত্রে বেশ কিছু সাবধানতা অত্যাবশ্যকীয়।

(ক) সঠিক ডাটা ইনপুট করতে হবে।ক

(খ) ডাটার অর্থ সম্পূর্ণ হতে হবে।

(গ) সিস্টেম রক্ষণাবেক্ষণ করতে হবে, যাতে ডকুমেন্ট সুরক্ষিত থাকে।

(ঘ) প্রয়োজনে ব্যাকআপ পদ্ধতি অবলম্বন করতে হবে।

 

 

উপসংহার :

উপরোক্ত আলোচনার মাধ্যমে আমরা অবগত হতে পারলাম কীভাবে কম্পিউটারাইজড সিস্টেমে ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করতে হবে। সুতরাং, আমরা এই পরীক্ষণের মাধ্যমে কম্পিউটারাইজড সিস্টেমে ডকুমেন্ট রক্ষণাবেক্ষণ করতে পারবো।