কম্পিউটার সিস্টেমের জন্য বিক্রেতাগণের প্রপোজালের কম্পারেটিভ ইভ্যালুয়েশন প্রস্তুত করার ফর্ম তৈরি করা

কম্পিউটার সিস্টেমের জন্য বিক্রেতাগণের প্রপোজালের কম্পারেটিভ ইভ্যালুয়েশন প্রস্তুত করার ফর্ম তৈরি করা – নিয়ে আজকের আলোচনা। এই পাঠটি “সিস্টেম অ্যানালাইসিস অ্যান্ড ডিজাইন” বিষয় এর “ইমপ্লিমেন্টেশন ও সফটওয়্যার রক্ষণাবেক্ষণের কার্যকারিতা” বিভাগের একটি পাঠ।

 

কম্পিউটার সিস্টেমের জন্য বিক্রেতাগণের প্রপোজালের কম্পারেটিভ ইভ্যালুয়েশন প্রস্তুত করার ফর্ম তৈরি করা

বিক্রেতা (vendor)-গণের কাছ থেকে উদ্ধৃতি (quotation)-এর প্রত্যুত্তর (reply) পাওয়ার পূর্বে একটি কম্পিউটার সিলেকশন (computer selection) কমিটি মূল্যায়নের ক্রাইটেরিয়া (Criteria)-গুলোকে লিপিবদ্ধ করে একটি ফর্ম (Form) তৈরি করে রাখবে। তারপর vendor-গণের কাছ থেকে প্রত্যুত্তর (reply) পাওয়া প্রশ্ন ( quotation) কে কিছু প্রশ্নাবলি (questionnaire)-এর সাহায্যে ঐ ফরম্যাট (format)-এ ট্যাবুলেট (tabulate) করবে।

যদি কোনো প্রশ্ন (question)-এর উত্তর প্রোপারলি (properly) না মিলে, তাহলে ঐ সমস্ত Vendor-গণের অনুরোধ (request)-গুলোকে Clarify করে রাখবে। আর যে-সমস্ত প্রস্তাব (Proposal) অর্গানাইজেশনের প্রয়োজনীয়তার (requirement) সাথে মিলে (Meet), সেগুলো একটি শর্ট লিস্ট (short list) করবে।

এবার শর্টলিস্ট (Shortlist)-কৃত ভেন্ডর (vendor)-গণকে তাদের প্রস্তাব (proposal)-কে উপস্থাপনা (presentation) করার জন্য আহ্বান করতে হবে। এক্ষেত্রে প্রশ্নাবলি (questionnaire)-তে দেওয়া কোনো পয়েন্ট (point) এর উত্তর (clearly) উল্লেখ না করলে কিংবা অসামঞ্জস্য হলে কমিটির সাথে আলোচনার মাধ্যমে ঠিক করে দিবে। তারপর অর্গানাইজেশন বেঞ্চমার্ক প্রোগ্রাম (benchmark program) এর মাধ্যমে স্বল্প তালিকা (shortlist)-কৃত বিক্রেতা (vendor)-গণের প্রস্তাব (proposal)-কে রান করাবে।

 

 

এ প্রোগ্রামকে এমনভাবে ডিজাইন করা হয়, যাতে সিস্টেমের বিভিন্ন অপারেটিং সিস্টেম ভাষা, অনুবাদক, ইউটিলিটিস ইত্যাদির বিভিন্ন feature-কে test করতে পারে। এ ছাড়াও ইনপুট আউটপুট সিস্টেম, সেকেন্ডারি স্টোরেজ, কম্পাইলারের স্পিড, প্রসেসিং এলিমেন্ট ইত্যাদি হার্ডওয়্যারকে পরীক্ষা (test) করতে পারে ।

এরপর টেবিল (Table) এর ফরম্যাট (format)-এ পিয়ার গ্রুপ ওপিনিয়ন (“Peer Group opinion”) নামক একটি অপশন রাখতে হবে। এ অপশনটি বিক্রেতা (vendor)-গণকে দেওয়া প্রশ্নাবলির (questionnaire) মধ্যে ইনক্লুড (include) থাকবে। এটি কম্পারেটিভ ইভ্যালুয়েশন টেবিল কিংবা Form-এ থাকবে।

স্বল্পতালিকা (Shortlist)-কৃত vendor-গণের কাছ থেকে পূর্বে কোনো user কিংবা কোম্পানি যদি service নিয়ে থাকে তাহলে গোপনে তাদের কাছে গিয়ে ঐ ভেন্ডর (vendor) কিংবা ভেন্ডর (vendor)- গণের মালামাল সম্পর্কে তাদের মতামত সংগ্রহ করে এই অপশনে লিপিবদ্ধ করতে হবে।

 

 

উপরের টার্ম এবং কন্ডিশন (term condition) পরিপূর্ণ (Fill-up) করার পর কমিটি স্বল্প তালিকা (shortlist) থেকে গ্রেডিং (Grading) বেশি পাওয়া বিক্রেতা (vendor)-কে অ্যাক্সেপ্ট (accept) করবে। তারপর ঐ বিক্রেতা (Vendor)-এর সাথে ফিনান্সিয়াল টার্ম (Financial term) সম্পর্কে আলোচনা করে ঠিক করবে- হার্ডওয়্যার-সফ্টওয়্যার ট্রেনিং, পাঁচ বছরের মেইনটেন্যান্স এর কন্ট্রাক্ট (contract)-এর মধ্যে টাকা Paid করবে।

তারপর সমস্ত কাগজপত্র, ভেন্ডর রেটিং ইনভলভ (টেবিল- ৯.১) এবং রিকমান্ডেশন (recommendation)-সহ ম্যানেজমেন্টের কাছে পাঠাবে এবং এই vendor-কে অর্ডার (order) দেওয়ার জন্য কিছু কারণ উল্লেখপূর্বক সাজেস্ট (suggest) করবে।

 

আরও দেখুনঃ

• ইমপ্লিমেন্টেশন ও সফটওয়্যার রক্ষণাবেক্ষণের কার্যকারিতা সূচনা