ইনফরমেশনের বৈশিষ্ট্য

ইনফরমেশনের বৈশিষ্ট্য নিয়ে আজকের আলোচনা। এই পাঠটি “সিস্টেম অ্যানালাইসিস অ্যান্ড ডিজাইন” বিষয়ের ” ইনফরমেশন সিস্টেমস ও ম্যানেজমেন্টের উপাদানসমূহ” বিভাগের একটি পাঠ।

ইনফরমেশনের বৈশিষ্ট্য

 

ইনফরমেশনের বৈশিষ্ট্যাবলি বা গুণাবলি নিম্নে আলোচনা করা হলো-

(ক) ইনফরমেশন বা তথ্যকে অবশ্যই সঠিক (Accurate) হতে হবে। এজন্য ইনপুট ডাটা অবশ্যই সঠিক (Correctness) হতে হবে। কেননা তা প্রসেস (Process) হয়ে সঠিক (accurate) ইনফরমেশন পাওয়া যাবে।

(খ) অসম্পূর্ণ বা অসত্য ইনফরমেশন অবশ্যই ইনফরমেশন না থাকার চেয়ে অধিকতর ভয়ংকর বা ক্ষতিকর ।

(গ) ইনফরমেশন অবশ্যই সম্পূর্ণ বা সমাপ্ত (Complete) হতে হবে, যাতে উক্ত ইনফরমেশনে সংশ্লিষ্ট সকল ধরনের ডাটা উপস্থিত থাকে ।

 

 

(ঘ) ইনফরমেশনকে অবশ্যই আস্থাভাজন (trustworthy) হতে হবে।

(ঙ) ইনফরমেশনকে হতে হবে সময়োপযোগী যাতে এটি ম্যানেজারকে তার প্রয়োজনের সময় তথ্য সরবরাহ করতে পারে। কিন্তু কালক্ষেপণ বা বিলম্বকৃত ইনফরমেশনের কোনো মূল্য নেই। উদাহরণ- দৈনিক সংবাদপত্র যদি বিলম্বিত হয়ে ২ দিন পর প্রকাশিত হয় তাহলে যেমন তার কোনো গুরুত্ব থাকে না, তেমনি ইনফরমেশন যদি প্রয়োজনের সময় পাওয়া না যায় তাহলে সে ইনফরমেশনের কোনো গুরুত্ব থাকে না।

 

 

(চ) ইনফরমেশনের সকল ডাটা আপডেট (Update) হতে হবে। প্রসেসিং এর সময় সকল ডাটাকে এর অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

(ছ) ইউজারের প্রয়োজনের সময় ইনফরমেশনকে অবশ্যই ইউজারের প্রয়োজন উপযোগী হতে হবে।

(জ) ইনফরমেশনকে এমনভাবে সারসংক্ষেপ করতে হবে, যাতে এটির মাধ্যমে দ্রুত কাজ সম্পন্ন করা যায়। 

(ঝ) ইনফরমেশনকে এমনভাবে উপস্থাপন (present) করতে হবে, যাতে ইউজারের যখনই এবং যেখানেই প্রয়োজন হয়, সে সময়ে, সেখানেই ইনফরমেশনকে বুঝে প্রয়োগ করতে পারে। এজন্য ইনফরমেশনকে গ্রাফিক্যাল ফরম্যাট (format)-এ (যেমন- bar chart, pie chart ইত্যাদি) উপস্থাপন (Present) করতে হবে।

ইনফরমেশনের কোয়ালিটি (quality) সংক্ষিপ্তাকারে নিম্নে ছক আকারে দেয়া হলো-

 

সূত্র:

• ইনফরমেশনের-বৈশিষ্ট্য | ইনফরমেশন সিস্টেমস ও ম্যানেজমেন্টের উপাদানসমূহ | সিস্টেম অ্যানালাইসিস অ্যান্ড ডিজাইন।