আউটপুট রিপোর্ট ডিজাইনিং-এ যে-সমস্ত গঠন এবং সাধারণ নীতিমালা ব্যবহৃত হয়

আউটপুট রিপোর্ট ডিজাইনিং – নিয়ে আজকের আলোচনা। এই পাঠটি “সিস্টেম অ্যানালাইসিস অ্যান্ড ডিজাইন” বিষয় এর “সিস্টেম ডিজাইন ও ডেভেলপমেন্ট” বিভাগের একটি পাঠ।

 

 

আউটপুট রিপোর্ট ডিজাইনিং-এ যে-সমস্ত গঠন এবং সাধারণ নীতিমালা ব্যবহৃত হয়

 

নির্দিষ্ট বা যথাযথভাবে একটি আউটপুট ডিভাইস (output device) সিলেক্ট করার পর একটি প্রপার ওয়ে (proper way)-তে আউটপুট ফরমেট ডিজাইন করতে হবে। ডিজাইনটি এমন হতে হবে যাতে নিম্নলিখিত প্রশ্নোত্তরগুলো প্রপার ওয়ে আউটপুট রিপোর্ট (output report)-এ পাওয়া যায় ।

(ক) কে এই আউটপুট রিপোর্ট (output report) টি ব্যবহার করবে?
(খ) এ রিপোর্টটি কী প্রস্তাব বা কী কারণে ব্যবহার করা হবে?
(গ) আউটপুটের ভলিউম (volume) কী হবে?
(ঘ) এ রিপোর্টের প্রয়োজনীয়তা কেমন হবে?

রিপোর্টটি যদি কোনো অর্গানাইজেশনের টপ ম্যানেজমেন্ট (Top management)-এর জন্য হয়ে থাকে তাহলে রিপোর্টটি হবে সংক্ষিপ্তাকারে (summarized) আকার এবং গুরুত্বপূর্ণ রেজাল্ট (result)-গুলোকে হাইলাইট (highlight) করা থাকবে। আউটপুট রিপোর্টটি ব্যবহার করে ডিসিশন তৈরির (Decision making) জন্য ইনফরমেশনগুলোকে বার চার্ট (bar chart) এবং পাই চার্ট (pie chart) এর মাধ্যমে গ্রাফিক্যালি রিপ্রেজেন্ট (Graphically represent) করতে হবে।

আবার রিপোর্টটি যদি মধ্যপর্যায়ের ম্যানেজমেন্ট (Mid-level management) এর জন্য হয়ে থাকে তাহলে রিপোর্টের সকল ইনফরমেশন (Information) গুরুত্বপূর্ণ। এতে রিপোর্টের কোনো অংশ হাইলাইট (highlight) করা থাকবে না। আবার রিপোর্টটি যদি অপারেশন লেভেলের জন্য হয়ে থাকে, তাহলে সংশ্লিষ্ট ডিপার্টমেন্টের প্রয়োজনীয় তথ্য (information) অবশ্যই প্রিন্টেড (printed) থাকতে হবে। যেমন- পে-রোল সিস্টেম (payroll system)-এর জন্য প্রত্যেক মাসে সকল এমপ্লয়ি (emloyee)- এর পে স্লিপ (pay slip) প্রিন্ট কপি থাকতে হবে।

 

 

আউটপুট রির্পোটের স্ট্রাকচার (The structure of output report) :

একটি আউটপুট রিপোর্টের স্ট্রাকচার কেমন হবে তা নিম্নে উল্লেখ করা হলো-

(ক) রিপোর্টের প্রথম পাতায় একটি রিপোর্ট হেডিং (Report heading) থাকবে ।
(খ) রিপোর্টের প্রত্যেক পাতার টপ (top)-এ একটি পেজ হেডিং (Page heading) এবং কিছু সাব-হেডিং (sub-heading) থাকবে।
(গ) একই বৈশিষ্ট্যের কিছু রেকর্ডকে একসাথে একটি গ্রুপ তৈরি করতে হবে, যাকে কন্ট্রোল গ্রুপ (Control group) বলে । গ্রুপের মধ্যে যদি কোনো হেডিং (heading) দেয়া থাকে, তাহলে তাকে কন্ট্রোল হেডিং (Control heading) বলে।

উপরোক্ত টেবিলটি ব্যবহার করে পরিভাষা (terminology) কে আমরা ব্যাখ্যা (Explain) করতে পারি-

(ক) আউটপুট রিপোর্টের রিপোর্ট হেডিং (Report heading) টি হলো— RAJSHAHI POLYTECHNIC INSTITUTE ACADEMIC ROLL LIST

(খ) প্রত্যেক পাতার টপ (top) ও পেজ হেডিং (page heading) হলো- ROLL LIST OF STUDENTS SEM. 7/2010-2011

 

 

(গ) কন্ট্রোল হেডিং (Control heading) এবং সাব-হেডিং (Sub-heading) হলো- LIST OF STUDENTS IN COMPUTER TECHNOLOGY

ROLL NO NAME

এ টেবিলের জন্য আরেকটি কন্ট্রোল হেডিং (Control heading) এবং সাব-হেডিং (Sub-heading) হলো- LIST OF STUDENTS IN ELECTRONICS TECHNOLOGY

ROLL NO NAME

(ঘ) একটি লাইনের মধ্যে সম্পূর্ণ ইনফরমেশন (detail information) থাকবে, যাকে ডিটেইল হেডিং (Detail heading) বা ডিটেইল লাইন (Detail line) বলা হয়। যেমন- 813341 konika

(ঙ) কন্ট্রোল গ্রুপ (Control group) এর নিচে ইনফরমেশনের যে অ্যাবস্ট্রাক্ট (abstract) থাকে,
heading) বলে। যেমন-

TOTAL NO. OF STUDENTS IN COMPUTER TECHNOLOGY = 80
তাকে কন্ট্রোল হেডিং (Control TOTAL NO. OF STUDENTS IN ELECTRONICS TECHNOLOGY = 40

(চ) প্রত্যেক পেজ (page)-এর শেষে যে ইনফরমেশন (information) লিখা হয়, তাকে পেজ ফুটিং (page footing) বলা হয় ।

(ছ) রিপোর্টের একেবারে শেষে যে ইনফরমেশন প্রিন্ট (print) করা হয়, তাকে রিপোর্ট ফুটিং (Report footing) বলা হয় । ENDS OF RPI RAJSHAHI ROLL LIST FOR SEM. 8/2010-2011 উপরের আউটপুট রিপোর্ট (output report) এর স্ট্রাকচার (structure)-এর পুরো আলোচনাকে কয়েকটি গ্রুপে ভাগ করা যায়, যাকে আবার রিপোর্ট গ্রুপ (report group)-ও বলা হয়।

 

 

নিম্নে তা দেখানো হলো-

আউটপুট রিপোর্ট ডিজাইনিং-এ ব্যবহৃত নীতিমালা (The General Principles to be used in designing output report) :

আউটপুট রিপোর্ট ডিজাইন করতে যে-সমস্ত নীতিমালা অনুসরণ করতে হয় তা নিম্নে দেওয়া হলো-

(ক) রিপোর্ট এমনভাবে ডিজাইন করতে হবে যাতে এটি বাম থেকে ডানে এবং উপর থেকে নিচে পড়া যায়।

(খ) রিপোর্টের মধ্যে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ আইটেম (item) হল কী ফিল্ড (key field), যা থেকে খুব সহজেই ডাটা খুঁজে বের করা যায় ।

(গ) প্রত্যেক পেজ (page)-এর একটি হেডিং (heading) এবং পৃষ্ঠার নাম্বার (page no) থাকবে। যে দিন রিপোর্টটি তৈরি করে প্রিন্ট (print) করা হবে সে দিনের তারিখ (date) অবশ্যই রিপোর্ট (report) এ উল্লেখ থাকবে।

(ঘ) প্রত্যেক কলামে যে লেবেল (label) থাকে, তা অবশ্যই অর্থপূর্ণ (meaningful) হতে হবে।

(ঙ) রিপোর্ট অতিমাত্রায় ডিটেইল (detail) হওয়া উচিত নয়।

(চ) ইনফরমেশনের অ্যাবস্ট্রাক্ট (abstract) হিসেবে কন্ট্রোল ফুটিং (Control footing) ব্যবহার করতে হবে।

(ছ) একইভাবে পেজ ফুটিং (page footing) এবং রিপোর্ট ফুটিং (Report footing) ব্যবহার করতে হবে।

 

আরও দেখুনঃ

• ফিজিক্যাল ডকুমেন্ট ফ্লো ডায়াগ্রাম এবং লজিক্যাল ডাটা ফ্লো ডায়াগ্রাম